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Wie plane ich meine Zeit?

Als Architekt bin ich es gewohnt zu planen, sprich: Entscheidungen zu treffen, die zukunftsgerichtet sind. Was heisst das für meinen Alltag?

Architektur ist eine projektbezogene Arbeit. Das bedeutet, es gibt wenige Wiederholungen, denn jedes Projekt ist anders, was diesen Beruf auch so interessant und abwechslungsreich macht. Das erschwert es jedoch oft auch abzuschätzen, wie viel Zeit ich für eine Arbeit brauche. Gerade in der Phase vom Entwurf ist Zeit ein schwieriger Faktor. Ein Haus ist nie fertig entworfen, und trotzdem sollte man irgendwann auf einen Punkt kommen.

Ich wende für mich schon seit vielen Jahren folgende selbstentwickelte Zeitmanagement-Praxis an: Ich schätze für mich die Zeit, die ich für eine Arbeit brauche, und gebe dann noch einen Drittel dazu. Dieser Drittel Zeit gibt mir Spielraum. Ich kann etwas länger an einer bestimmten Aufgabe arbeiten oder ich kann auch noch andere Dinge erledigen, die immer wieder den Arbeitsalltag unterbrechen, ohne dass ich gleich unter Zeitdruck komme.

Was ich als 51-jähriger Architekt sagen kann; ich habe diesen Drittel immer gebraucht, meist für Dinge, die nicht zur eigentlichen Arbeit gehört haben. Mir fällt auf, wie knapp viele Menschen die Zeit für eine bestimmte Tätigkeit berechnen und dadurch konstant im «Stress» sind. Die Zeit für unerwartete Dinge wie: Telefone, Fragen von Mitarbeitern, spontane Besuche, Computerprobleme, Stau auf der Strasse und vieles mehr, was von vielen immer wieder unterschätzt wird. Auch sollte genügend Zeit für Pausen eingesetzt werden. Pausen sind keine verlorene Zeit!

Auf lange Sicht macht nur eine tiefgründige Arbeitsweise glücklich. Jede Arbeit kann mit der ihr nötigen Tiefgründigkeit vollbracht werden. Eine Arbeit in ausreichender Zeit zu erledigen, gibt Sicherheit und ist oft schneller, als das ganze dreimal nur halbherzig zu machen. Die Antwort auf eine bestimmte Frage bezüglich einer Arbeit sollte nie sein «Ich hatte nicht genügend Zeit», was man leider allzu oft hört, wenn eine oberflächliche Arbeitsweise analysiert wird.

Für meine Arbeit als Architekt ist der Drittel Zeitreserve sehr wichtig. Auch ich habe Situationen, in denen ich fremdbestimmt bin und diesen Drittel Zeitpuffer nicht zur Verfügung habe. Kurze Phasen, in denen ich unter Druck gesetzt werde, kann ich gut überbrücken, da ich ja für alle anderen Arbeiten meine stille Reserve habe.

Grundlage meines Zeitmanagements ist es abzuschätzen, wie viel Zeit ich für eine bestimmte Arbeit brauche. Ich setze mir jeden Tag Ziele, die ich erreichen will, und bin immer wieder überrascht, wie gut es funktioniert, wenn ich den Drittel Zeitreserve draufpacke. Wir Menschen sind oft zu optimistisch bezüglich unserer Zeitvorstellung. Das Abschätzen muss immer wieder neu trainiert werden, nur so kann ich ein gutes Zeitgefühl für meine Arbeit entwickeln, was Grundlage für ein gesundes Zeitmanagement und Leben ist.

Mit meiner Erfahrung – tägliches Training – kann ich mich auch bezüglich zu viel Arbeit professionell abgrenzen. Wenn ich etwas verspreche und dann auch halten kann, in einer Qualität, die mir ein gutes Gefühl gibt und meinen Auftraggeber zufrieden stellt, ist das für beide Seiten ein Gewinn.

Das schnelle, oberflächliche Erledigen einer Arbeit führt selten zum Ziel und macht irgendwann krank. Jeder Mensch muss für sich selber herausfinden, wie er intelligent mit seiner Zeit umgeht und so ein Gewinn ist für seine Umgebung – einer Umgebung, die leider allzu oft unter selbstverschuldetem Zeitdruck lebt…

Eine Stunde hat bei mir fast immer 40 Minuten, auch privat. Das heisst auch, dass ich weniger Aktivitäten planen kann, damit ich genügend Zeit für Unvorhergesehenes oder für mich habe. Weniger ist oft mehr, nicht nur in der Architektur.

2 Antworten zu «Wie plane ich meine Zeit?»

  1. Ich finde den Ansatz sehr gut. Ich habe, wie viele Anderen auch meine Schwierigkeiten die notwendige Zeit für meine Aufgaben abzuschätzen. Das betrifft vor allem die Aufgaben, die ich nicht regelmässig mache. Vermutlich liegt das auch daran, dass eben die Erfahrung noch in gewissen Bereichen fehlt. Ich werde es sicherlich mit diesem Ansatz versuchen. Danke.

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